REVISÃO NA LISTA DE TAREFAS:

Por Valéria Albuquerque

            Rever a lista de tarefas periodicamente é um dos segredos da gestão de tempo – a GTD e outras metodologias aconselham fazê-la com disciplina.

Por que revisar a lista?

            A pergunta que sempre surge é essa: por que devo revisar a minha lista?

            Um princípio que você deve sempre levar em conta:

            Primeiro, se organize. Depois, planeje. Só depois disso comece a fazer.

            Faz sentido para você? Olhe à sua volta e veja quantas pessoas a seguem… Por muitos dos lugares em que trabalhei, costumava ver meus colegas (ah, eu também já fui assim) tomando ações sem planejamento. Gastavam tempo precioso fazendo atividades que depois não se “encaixavam”. Depois  gastavam mais tempo para conseguir juntá-las de alguma forma. Um exemplo simples: um relatório que não fechava porque, com a falta de planejamento, não foram buscadas as informações corretas e completas.

            Voltando à lista, aqui vai uma breve coleção de razões para organizá-la periodicamente:

- Para planejar como será o seu dia/semana – é importante “refinar” o que deve ser feito e quando;

- Para eleger quais são as prioridades, quer de acordo com o contexto (vide GTD), quer de acordo com as metas diárias, semanais ou mensais;

- Não perder do “radar” coisas importantes;

- Não deixar que coisas importantes se tornem urgentes e “roubem” seu tempo, atenção e energia.

            Uma revisão faz com que você consiga orientar o seu foco, não perder nada de vista e ainda ter mais segurança de que tudo poderá ser concluído.

Como fazer a revisão

Fazer a revisão é mais simples do que parece:

- “trave” a sua agenda e reserve um tempo para a revisão – o tempo varia de acordo com o tamanho de sua lista;

- Identifique as metas do seu período – dia, semana e mês;

- Veja quais as atividades que são urgentes, mas que precisam de ação o quanto antes;

- Observe se as atividades que não são urgentes, podem se tornar caso não sejam feitas logo;

- Busque atividades com sinergia. Por exemplo, você tem dois assuntos com a mesma pessoa? Junte-as e resolva as duas de uma vez;

- Identifique o contexto (por exemplo, trabalho, casa, cliente “a”, cliente “b”…) e veja o que pode ser feito nele.Uma breve passada pela sua lista já pode trazer todas as respostas.

            A partir de então, você pode refazer a sequência, de acordo com o que você usa para controlar a sua lista:

- Se for escrita em caderno ou papel, você pode transcrever a sua lista para o período;

- Se for no Excel, use uma coluna para ordenar (use sequências de 10 em 10, se precisar “encaixar” tarefas no meio fica mais fácil);

- Ou ainda se for feita no Outlook, você pode definir datas de vencimento na tarefa e ordenar por esse campo;

            A maioria das ferramentas eletrônicas permite algum tipo de ordenação – no Toodledo, por exemplo, você pode ordenar por contexto e por importância.

Muitas ou poucas tarefas – quantas vezes revisar?

            O mais importante de tantas revisões é ter segurança de que nada sairá do controle. Com essa disciplina, é mais fácil prever problemas e ver oportunidades – como, por exemplo, juntar duas tarefas ou “dividir” uma tarefa em atividades menores.

            Se você tem muitas tarefas para o dia como eu, geralmente divido minhas entregas em muitas tarefas pequenas – tenho sempre entre 4 a 20 tarefas para o dia, o ideal é que você faça uma pelo menos uma revisão diária. Costumo fazer uma no começo do dia e outra logo depois do almoço.

            Se você tem poucas tarefas, uma revisão semanal já pode ser o bastante. O importante mesmo é você não deixar para depois o que pode ser feito de imediato. Devemos seguir o sábio conselho de Pitágoras:

 

"Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito!"

“Quebrando o galho”:

- O que é Toodledo:

1. Toodledo é uma ferramenta incrivelmente poderosa para aumentar sua produtividade e organizar a sua vida. Mais do que apenas uma lista de coisas a fazer, Toodledo lhe oferece um lugar para armazenar suas notas, listas e contornos. Você pode colaborar com os amigos, a família ou seus colegas de trabalho, e nós vamos armazenar com segurança e sincronizar todos os seus dados para os seus dispositivos.

(Postado por Valéria Albuquerque – Pedagoga e Consultora Empresarial na Real Consultoria e Serviços).

GESTÃO E OTIMIZAÇÃO DO TEMPO.

A GESTÃO E OTIMIZAÇÃO DO NOSSO TEMPO, NAS TAREFAS PESSOAIS E PROFISSIONAIS DO DIA A DIA.

 

"Como podemos evitar com que os “ladrões do nosso tempo” e a “vontade de procrastinar” nossas tarefas, acabem atrapalhando nossa produtividade tanto no trabalho como em nossas atividades pessoais?É simples, vamos nos organizar para melhor gerir e otimizar nossa vida e as tarefas que temos em nosso dia a dia!"

 

 Por Valéria Albuquerque 

            Você sabe como gerir, organizar e otimizar o seu tempo, nas tarefas pessoais e profissionais do seu dia a dia, não?!

            Geralmente eu escrevo minhas tarefas, de modo que estejam ao alcance de minhas mãos e olhos e, assim eu possa ler e revê-las sempre que necessário. Quer seja para me lembrar das que ainda não executei, que estou executando ou mesmo as que já concluí. Dessa forma, fica muito mais fácil conseguir cumprir senão com todas, ao menos com a maior parte delas.

            Um dos grandes problemas das empresas nos dias de hoje, com relação à produtividade de seus colaboradores, está no fato de que boa parte deles, não sabe, ou não gosta de planejar o seu dia a dia de trabalho, o que torna o mesmo, muitas vezes; ocioso de ideias e escasso de tempo para realizar e cumprir suas tarefas. Isso acontece pela falta de um direcionamento em princípio, que pode ser dado tanto pelo gestor, bem como pelo supervisor direto do setor ou colaborador em questão. 

            A melhor maneira de gerir, organizar e otimizar o seu tempo, quer seja em casa, no trabalho, ou mesmo nos relacionamentos, é determinar o que são suas prioridades e quanto tempo disponível tem para cada uma delas.

            Como me considero uma pessoa muito organizada e gosto de manter minha vida pessoal e profissional bem planejada, pelo menos no que posso e tenho o controle, vou compartilhar algumas das minhas ações de planejamento, gestão, organização e otimização do meu tempo, na organização das tarefas do meu dia a dia, separando-as em tópicos e nos mesmos, explicarei a relevância de cada um.

- Escrever todas as tarefas que preciso cumprir no dia, separando em duas colunas; as pessoais das profissionais;

           Geralmente, procuro ter uma agenda convencional, é um velho hábito, que acho bastante seguro, embora pareça um pouco antiquado, já que há disponível, agendas eletrônicas, aplicativos em celular, programas de gestão e controle de tarefas etc. É que aprendi que as “máquinas” podem falhar, quer seja por uma bateria descarregada, por um acidente com o aparelho em uma queda ou qualquer outro tipo de imprevisto. Já com a agenda convencional, me sinto mais tranquila quanto aos  tais “imprevistos”.

          Para facilitar a visualização e o entendimento, e uso abreviações, com o “tema" ou “assunto" principal em questão, usando às vezes até uma única palavra , assim fica mais objetivo. E separá-las em duas colunas, torna produtivo meu controle em cumprir essas tarefas. São elas:

- Determinar quais são as prioridades, das que são principais ou importantes;

            Você deve estar se perguntando, o que são prioridades e principais e/ou importantes em termos de tarefas no meu dia a dia? Bem, vou exemplificar: prioridades são aquelas das quais vocês não tem como “fugir" ou “mesmo” tentar “esquecer”, mesmo que por “acidente”. Elas têm que serem cumpridas de qualquer jeito, não podemos adiá-las ou procrastiná-las. Costumo usar uma marca ou uma observação para destacar as que são prioridades e as que são importantes.

TAREFAS DE HOJE

   PESSOAIS                                                                                                PROFISSIONAIS

Ir à consulta com o dentista = CONS DENT	Ligar para o cliente e pedir o faturamento do serviço = TEL CLI
Passar na lavanderia e buscar o terno do marido = LAV TERNO	Enviar e-mail de confirmação do processo seletivo = @PROCES SEL
Buscar o filho na escola= BUSC CHILD SCHOOL	Preparar e concluir o relatório semanal de vendas = REL SEM

 

- Fechar a guarda para evitar a ação dos “ladrões de tempo”;

            Evitar com que os “ladrões de tempo” roubem minha atenção e me desviem do cumprimento e conclusão das minhas tarefas. Isso é uma atitude que precisa de muita “força de vontade” e “determinação”! Geralmente, são eventos que acontecem e que têm o poder de nos distrair – muitas vezes nos rendemos sem querer a eles; são as mensagens instantâneas, barulhos, telefonemas, o colega ao lado, tudo parece conspirar para minar a nossa produtividade.

  

- Fazendo a revisão da lista de tarefas ao longo do dia e/ou após o cumprimento de cada uma delas;

            Por que revisar a lista?Bem, rever a lista de tarefas periodicamente é um dos segredos da gestão de tempo – a GTD e outras metodologias aconselham a fazê-la com disciplina.

            Um princípio de você deve sempre levar em conta é: “Primeiro se organize, depois planeje. Então só depois disso comece a fazer!”

            Se olharmos a nossa volta, veremos quantas pessoas nos seguem... Por muitos lugares aonde vou, quer seja para ministrar uma palestra, um treinamento, ou mesmo numa simples visita a um novo cliente, percebo as pessoas, em suas funções, atividades e setores, tomando decisões, começando ações sem qualquer tipo de planejamento. Gastando um tempo precioso em atividades que depois não se “encaixarão” no objetivo real e tampouco trarão algum tipo de resultado positivo ao que estavam fazendo. E depois de tanto esforço, acabam tendo que gastar mais tempo ainda, tentando conseguir “juntá-las” ao propósito original a que estavam destinadas. Um exemplo clássico disso que estou falando é a elaboração de um relatório que não fechava porque, com a falta de planejamento, não foram buscadas as informações corretas e completas para o mesmo.

            É claro que sei que no dia a dia dos tempos modernos de hoje, parece mesmo que o dia apesar de ter 24 horas, não é suficiente para tantas e tantas tarefas e coisas que precisamos fazer durante ele. Mas na verdade o que nos falta é “tempo” para dedicarmos a organizar, planejar e acima de tudo conscientizarmos de que se não tomo as rédeas da minha vida... Eu corro o risco de acabar cantando aquele bom e velho sambinha que diz: “Deixa a vida me levar, vida leva eu...!”

            Como só esse tema de gestão do tempo em relação à lista de tarefas pode ser extenso e detalhado, vou propor aos amigos e seguidores deste blog, sua paciência, pois pretendo voltar ao assunto noutra postagem em breve.  

           

Novidades nas postagens do nosso Blog! ("quebrando o galho"):

 - “Quebrando o galho” – vai ser uma ajudinha que vou passar a utilizar aqui nas postagens do nosso Blog da Real Consultoria e Serviços, para “quebrar o galho” daqueles que não conhecem como eu, todos os significados das palavras, e vai funcionar como um amigo “dicionário” para os desavisados de plantão!Ok?!

“Quebrando o galho”:

- Significado de otimizar:

1. Dar a uma máquina, a uma empresa, a uma ação, etc.

- Significado de procrastinar:

2. Procrastinação Consiste no adiamento de uma ação. Resulta em stress, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com a suas responsabilidades e compromissos. Embora a procrastinação seja considerada normal, torna- se um problema quando impede o funcionamento normal das ações. Desperdiçadores de Tempo.

(Postado por Valéria Albuquerque da Silva – Pedagoga e Consultora Empresarial da Real Consultoria e Serviços).