Por Valéria Albuquerque
Rever
a lista de tarefas periodicamente é um dos segredos da gestão de tempo – a GTD
e outras metodologias aconselham fazê-la com disciplina.
Por que revisar a lista?
A
pergunta que sempre surge é essa: por que devo revisar a minha lista?
Um
princípio que você deve sempre levar em conta:
Primeiro,
se organize. Depois, planeje. Só depois disso comece a fazer.
Faz
sentido para você? Olhe à sua volta e veja quantas pessoas a seguem… Por muitos
dos lugares em que trabalhei, costumava ver meus colegas (ah, eu também já fui
assim) tomando ações sem planejamento. Gastavam tempo precioso fazendo
atividades que depois não se “encaixavam”. Depois gastavam mais tempo
para conseguir juntá-las de alguma forma. Um exemplo simples: um relatório que
não fechava porque, com a falta de planejamento, não foram buscadas as
informações corretas e completas.
Voltando
à lista, aqui vai uma breve coleção de razões para organizá-la periodicamente:
- Para planejar como será o seu dia/semana – é
importante “refinar” o que deve ser feito e quando;
- Para eleger quais são as prioridades, quer de
acordo com o contexto (vide GTD), quer de acordo com as metas diárias, semanais
ou mensais;
- Não perder do “radar” coisas importantes;
- Não deixar que coisas importantes se tornem
urgentes e “roubem” seu tempo, atenção e energia.
Uma
revisão faz com que você consiga orientar o seu foco, não perder nada de vista
e ainda ter mais segurança de que tudo poderá ser concluído.
Como fazer a revisão
Fazer a revisão é mais simples do que parece:
- “trave” a sua agenda e reserve um tempo para a
revisão – o tempo varia de acordo com o tamanho de sua lista;
- Identifique as metas do seu período – dia, semana
e mês;
- Veja quais as atividades que são urgentes, mas que
precisam de ação o quanto antes;
- Observe se as atividades que não são urgentes, podem
se tornar caso não sejam feitas logo;
- Busque atividades com sinergia. Por exemplo, você
tem dois assuntos com a mesma pessoa? Junte-as e resolva as duas de uma vez;
- Identifique o contexto (por exemplo, trabalho,
casa, cliente “a”, cliente “b”…) e veja o que pode ser feito nele.Uma
breve passada pela sua lista já pode trazer todas as respostas.
A
partir de então, você pode refazer a sequência, de acordo com o que você usa
para controlar a sua lista:
- Se for escrita em caderno ou papel, você pode
transcrever a sua lista para o período;
- Se for no Excel, use uma coluna para ordenar (use sequências de 10 em 10, se precisar “encaixar” tarefas no meio fica mais
fácil);
- Ou ainda se for feita no Outlook, você pode
definir datas de vencimento na tarefa e ordenar por esse campo;
A
maioria das ferramentas eletrônicas permite algum tipo de ordenação – no
Toodledo, por exemplo, você pode ordenar por contexto e por importância.
Muitas ou poucas tarefas –
quantas vezes revisar?
O
mais importante de tantas revisões é ter segurança de que nada sairá do
controle. Com essa disciplina, é mais fácil prever problemas e ver
oportunidades – como, por exemplo, juntar duas tarefas ou “dividir” uma tarefa
em atividades menores.
Se
você tem muitas tarefas para o dia como eu, geralmente divido minhas entregas
em muitas tarefas pequenas – tenho sempre entre 4 a 20 tarefas para o dia, o
ideal é que você faça uma pelo menos uma revisão diária. Costumo fazer uma no
começo do dia e outra logo depois do almoço.
Se
você tem poucas tarefas, uma revisão semanal já pode ser o bastante. O importante
mesmo é você não deixar para depois o que pode ser feito de imediato. Devemos
seguir o sábio conselho de Pitágoras:
"Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito!"
“Quebrando o galho”:
- O que é
Toodledo:
1. Toodledo é uma ferramenta
incrivelmente poderosa para aumentar sua produtividade e organizar a sua vida.
Mais do que apenas uma lista de coisas a fazer, Toodledo lhe oferece um lugar
para armazenar suas notas, listas e contornos. Você pode colaborar com os
amigos, a família ou seus colegas de trabalho, e nós vamos armazenar com
segurança e sincronizar todos os seus dados para os seus dispositivos.
(Postado por Valéria Albuquerque
– Pedagoga e Consultora Empresarial na Real Consultoria e Serviços).
