GESTÃO DO TEMPO NO AMBIENTE DE TRABALHO.

Você sabe como administrar seu tempo no ambiente de trabalho? 

Por Valéria Albuquerque

Para quê gerenciar o tempo?

            Porque eu tenho certeza de que vocês já disseram ao menos uma dessas frases!

– Estou cheio de coisas, não consigo dar conta.

– Faço muita coisa, mas no final parece que não chego a resultado algum.

– Demoro muito a chegar a um resultado.

– Estou estressado com tanta coisa a fazer.

– Hum... Esqueci o que tinha de fazer agora. 

– Não encontro o que eu precisava, deve estar perdido no meio de minhas coisas.

            Se por acaso vocês já falaram ou pensaram em uma das frases acima... E, se a sua resposta for “sim”, muito provavelmente você não tenha usado – mesmo que intuitivamente – algum método de gestão de tempo.

            Com a facilidade de comunicação que o e-mail e o celular nos trouxeram, o volume de atividades a realizar cresceu vertiginosamente. Muitas vezes vemo-nos perdidos em um mar de e-mails e de tarefas não cumpridas, o que traz preocupação e ansiedade. Quantas vezes você se desmotivou no meio de uma atividade ou projeto ao perceber que ainda faltavam muito a ser feito, mas sem conseguir explicar o quanto ainda faltava?

            Um dos fatores de sucesso hoje é a capacidade de planejamento, realização e controle dessas atividades.

            As técnicas de gestão de tempo vêm ajudar a resolver os problemas encontrados com o acúmulo de atividades que temos hoje.

            Ao gerenciar o seu tempo, você ganha com:

– menor ansiedade com esquecimentos ou com perda de foco;

– melhora significativa na entrega ou na realização de atividades;

– maior capacidade de planejamento;

– facilidade em encontrar coisas;

– follow-ups e reportes de status mais completos e precisos;

– eficiência;

– controle;

– motivação de equipes;

– tempo sobrando – o que é mais importante!

            É isso mesmo: ganhamos mais tempo se nós o gerenciarmos. Isso porque passamos a dar foco e sequência a tudo o que devemos fazer. Deixamos de fazer atividades desnecessárias a esmo, e tudo pode passar a ser planejado com antecedência, inclusive estabelecendo e cumprindo prazos.

            Que os amigos, seguidores e colaboradores desse blog não se enganem: as técnicas de gestão de tempo são amplas e ajudam e muito! Mas elas só dependem de você para que funcionem! Por isso vamos dar umas dicas sobre sua lista de tarefas, para que você possa se planejar e organizar melhor o seu dia a dia, quer seja pessoal ou mesmo o profissional. Este texto propõe mostrar a sua importância e dar dicas de como fazê-la.

            A primeira ação para se começar a usar a gestão de tempo pode ser resumida em uma única palavra: organize-se! Assim não fica difícil conseguir trazer os resultados de forma mais rápida!

            Já sabe o que tem para fazer hoje? E o que vai fazer depois? Será que você não está esquecendo-se de nada?

- O primeiro passo é anotar ou coletar tudo o que você deve fazer. Você pode fazer isso em uma folha de papel, em caderno, em agenda, em planilha Excel, nas Tarefas do Outlook, existe uma  centena de ferramentas existentes para esse fim e a criação e o controle dessas listas de coisas a fazer é que fará a diferença no rendimento do seu dia. 

            Coloque uma atividade por linha, deixe um espaço à esquerda para marcar quando estiver completada cada uma delas. Fazendo assim você consegue ter uma ideia do que tem a fazer.

- O segundo passo, que requer um pouco mais de técnica, é priorizar o que será feito.

            Ao criar uma lista, você perceberá que há atividades urgentes que devem ser realizadas tão logo quanto for possível, enquanto outras podem esperar um pouco mais – pode ser que você ainda deva esperar alguém lhe entregar algo para que você comece a executá-las, ou ainda é algo que pode ser feito posteriormente.

            Priorizando você consegue fazer com que o que é mais relevante seja executado primeiro.

- O terceiro passo é planejar como será feito. Usando a lista e a priorização de suas atividades, você deve pensar em como e quando poderá executá-las. 

 

Um exemplo: de manhã você terá uma reunião externa em um cliente. Há alguma outra atividade que pode ser feita nesse cliente, como procurar uma informação sobre outro projeto com a mesma empresa? Existe algo que possa ou que deva ser conversado no caminho para o cliente?

            Outro exemplo: devo entregar um relatório até meio-dia. O que eu preciso para ter esse relatório entregue? Preciso da ajuda de alguém? Eu tenho todo o material que preciso? Se não tenho, o que eu preciso fazer para tê-lo?

            O quarto passo é fazer. Tente sempre se manter focado na atividade, evitando interrupções.

            Interrupções acontecem, pode ser um telefonema, um colega que chega ao lado de sua mesa ou mesmo um e-mail que “saltam” em sua tela no computador.  Tente evitá-las, muitas vezes basta um “posso lhe procurar daqui a meia hora para falar sobre isso? ’ já resolve – desde que você, é claro, retorne o contato…

            Programe também pequenos intervalos até chegar ao fim da atividade, caso ela seja muito longa. Muitas vezes podemos perder o foco caso o que fazemos não seja algo interessante.

- O quinto passo é revisar a sua lista. Em algum momento do dia, veja como está o andamento, revise se for necessário.

Se você trabalha com listas grandes, procure fazer uma revisão no começo do dia, antes de começar a trabalhar e antes de fazer o primeiro passo, e logo depois da hora do almoço.

            Se a sua lista for menor, você pode tentar fazer uma revisão a cada 2-3 dias, ou até uma revisão semanal.

Existem inúmeras técnicas para cada um desses passos, elas podem ser encontradas na Internet. Procuraremos publicar aqui no blog algumas dessas técnicas, comentando como as usar.

 “Quebrando o galho”:

- O que significa Planejamento estratégico:

1. O planejamento estratégico é um importante instrumento de gestão para as organizações da atualidade.

(Postado por Valéria Albuquerque – Pedagoga e Consultora Empresarial – Real consultoria e Serviços)