Você sabe como administrar seu tempo no ambiente de trabalho?
Por Valéria Albuquerque
Para quê gerenciar o tempo?
Porque
eu tenho certeza de que vocês já disseram ao menos uma dessas frases!
– Estou cheio de coisas, não consigo dar conta.
– Faço muita coisa, mas no final parece que não
chego a resultado algum.
– Demoro muito a chegar a um resultado.
– Estou estressado com tanta coisa a fazer.
– Hum... Esqueci o que tinha de fazer agora.
– Não encontro o que eu precisava, deve estar
perdido no meio de minhas coisas.
Se
por acaso vocês já falaram ou pensaram em uma das frases acima... E, se a sua
resposta for “sim”, muito provavelmente você não tenha usado – mesmo que
intuitivamente – algum método de gestão de tempo.
Com
a facilidade de comunicação que o e-mail e o celular nos trouxeram, o volume de
atividades a realizar cresceu vertiginosamente. Muitas vezes vemo-nos perdidos
em um mar de e-mails e de tarefas não cumpridas, o que traz preocupação e
ansiedade. Quantas vezes você se desmotivou no meio de uma atividade ou projeto
ao perceber que ainda faltavam muito a ser feito, mas sem conseguir explicar o quanto ainda faltava?
Um
dos fatores de sucesso hoje é a capacidade de planejamento, realização e
controle dessas atividades.
As
técnicas de gestão de tempo vêm ajudar a resolver os problemas encontrados com
o acúmulo de atividades que temos hoje.
Ao
gerenciar o seu tempo, você ganha com:
– menor ansiedade com esquecimentos ou com perda de
foco;
– melhora significativa na entrega ou na realização
de atividades;
– maior capacidade de planejamento;
– facilidade em encontrar coisas;
– follow-ups e reportes de status mais
completos e precisos;
– eficiência;
– controle;
– motivação de equipes;
– tempo sobrando – o que é mais importante!
É
isso mesmo: ganhamos mais tempo se nós o gerenciarmos. Isso porque passamos a
dar foco e sequência a tudo o que devemos fazer. Deixamos de fazer atividades
desnecessárias a esmo, e tudo pode passar a ser planejado com antecedência,
inclusive estabelecendo e cumprindo prazos.
Que
os amigos, seguidores e colaboradores desse blog não se enganem: as técnicas de gestão de tempo são amplas e
ajudam e muito! Mas elas só dependem de você para que funcionem! Por isso vamos
dar umas dicas sobre sua lista de tarefas, para que você possa se planejar e organizar
melhor o seu dia a dia, quer seja pessoal ou mesmo o profissional. Este texto
propõe mostrar a sua importância e dar dicas de como fazê-la.
A
primeira ação para se começar a usar a gestão de tempo pode ser resumida em uma
única palavra: organize-se! Assim não fica difícil conseguir
trazer os resultados de forma mais rápida!
Já
sabe o que tem para fazer hoje? E o que vai fazer depois? Será que você não
está esquecendo-se de nada?
- O primeiro passo é anotar ou coletar
tudo o que você deve fazer. Você pode fazer isso em uma folha de
papel, em caderno, em agenda, em planilha Excel, nas Tarefas do Outlook, existe
uma
centena
de ferramentas existentes para esse fim e a criação e o controle dessas
listas de coisas a fazer é que fará a diferença no rendimento do seu dia.
Coloque uma atividade por linha, deixe um espaço
à esquerda para marcar quando estiver completada cada uma delas. Fazendo assim
você consegue ter uma ideia do que tem a fazer.
- O segundo passo, que requer um pouco mais de
técnica, é priorizar o que será feito.
Ao
criar uma lista, você perceberá que há atividades urgentes que devem ser
realizadas tão logo quanto for possível, enquanto outras podem esperar um pouco
mais – pode ser que você ainda deva esperar alguém lhe entregar algo para que
você comece a executá-las, ou ainda é algo que pode ser feito posteriormente.
Priorizando
você consegue fazer com que o que é mais relevante seja executado primeiro.
- O terceiro passo é planejar como
será feito. Usando a lista e a priorização de suas atividades, você deve pensar
em como e quando poderá executá-las.
Um exemplo: de manhã você terá uma reunião
externa em um cliente. Há alguma outra atividade que pode ser feita nesse
cliente, como procurar uma informação sobre outro projeto com a mesma empresa?
Existe algo que possa ou que deva ser conversado no caminho para o cliente?
Outro
exemplo: devo entregar um relatório até meio-dia. O que eu preciso para ter
esse relatório entregue? Preciso da ajuda de alguém? Eu tenho todo o material
que preciso? Se não tenho, o que eu preciso fazer para tê-lo?
O quarto passo é fazer. Tente
sempre se manter focado na atividade, evitando interrupções.
Interrupções
acontecem, pode ser um telefonema, um colega que chega ao lado de sua mesa ou
mesmo um e-mail que “saltam” em sua tela no computador. Tente
evitá-las, muitas vezes basta um “posso lhe procurar daqui a meia hora para
falar sobre isso? ’ já resolve – desde que você, é claro, retorne o contato…
Programe
também pequenos intervalos até chegar ao fim da atividade, caso ela seja muito
longa. Muitas vezes podemos perder o foco caso o que fazemos não seja algo
interessante.
- O quinto passo é revisar a sua
lista. Em algum momento do dia, veja como está o andamento, revise se for
necessário.
Se você trabalha com listas grandes, procure
fazer uma revisão no começo do dia, antes de começar a trabalhar e antes de
fazer o primeiro passo, e logo depois da hora do almoço.
Se
a sua lista for menor, você pode tentar fazer uma revisão a cada 2-3 dias, ou
até uma revisão semanal.
Existem inúmeras técnicas para cada um desses
passos, elas podem ser encontradas na Internet. Procuraremos publicar aqui no
blog algumas dessas técnicas, comentando como as usar.
“Quebrando
o galho”:
- O que significa Planejamento
estratégico:
1. O planejamento estratégico é um
importante instrumento de gestão para as organizações da atualidade.
(Postado por Valéria Albuquerque – Pedagoga e
Consultora Empresarial – Real consultoria e Serviços)
