A ORGANIZAÇÃO NO AMBIENTE DE TRABALHO.

6- Organização:

   Falaremos do assunto organização no ambiente de trabalho sob dois aspectos: a organização pessoal e profissional do funcionário e a organização do espaço físico propriamente dito, com suas condições gerais, mas que também são fundamentais e de grande importância para a execução das tarefas dos funcionários e o bom desenvolvimento do trabalho.

 

      Ter um ambiente de trabalho organizado é fundamental para executar as tarefas do dia a dia de forma tranquila e planejada. Um ambiente bem organizado transmite seriedade e confiança, além de ser melhor para quem trabalha nele, conseguir encontrar e utilizar tudo de que precisa, sem ter que se preocupar em não achar algo importante em tempo hábil, por exemplo.

     E o assunto organização, na realidade é um grande desafio dentro das empresas. Pois fazer com que seus funcionários utilizem métodos e ferramentas para gerenciar suas atividades, pesquisas etc, muitas vezes, os gestores se deparam com situações de extrema dificuldade para os administrarem. Dentre as inúmeras coisas que acontecem podemos citar: a perda de alguma anotação importante, para a delegação de uma tarefa, ou para a execução da mesma. Além da falta de planejamento e despreparo de algumas pessoas em definirem prioridades. O que reflete em resultados ruins, sem qualidade, pois foram gerados por atitudes desorganizadas.

     A nossa organização pessoal, deve começar pela nossa mesa de trabalho. Ela deve ser um local limpo e organizado. Que ajude na sua produtividade, rapidez, concentração, inspiração e planejamento. E precisa refletir também sua personalidade profissional. E quando falamos de personalidade, é preciso entender que lá é seu local de trabalho, não sua “casa”, e nos referimos ao uso indevido e quase sempre de objetos pessoais, em geral, numa quantidade exagerada sobre a mesa de trabalho. Não queremos dizer que não seja permitido colocar uma foto de uma pessoal especial, como de um filho ou esposo (a), mas de “bichinhos fofinhos”, “adesivos coloridos”, “penduricalhos” etc. não! Lembrando que: menos sempre é mais!E sua mesa não irá garantir seu sucesso profissional, mas associada a outras coisas, contará positiva ou negativamente, para o seu crescimento e desenvolvimento em sua vida pessoal e carreira profissional.

      Uma mesa de trabalho com papéis espalhados, livros amontoados de qualquer jeito, com mil e um penduricalhos, não dará a melhor das impressões a quem está vendo, sobre sua pessoa. Ao contrário, a pessoas vai pensar que se você é desleixado (a) com seus pertences, provavelmente deve ser assim também com seu trabalho.

     Manter a organização do local em que se trabalha não é determinante para o sucesso e também não é uma questão estética, mas é, sobretudo, um ponto importante para obter melhores resultados, poupar tempo com as atividades menores, sobrando assim mais tempo para atividades de maior importância, que merecem um foco maior seu. Sem falar que fica muito mais fácil encontrar qualquer coisa, quando a mesma está no seu devido lugar!

     Algumas dicas que são excelentes para nos ajudar a organizar melhor nosso ambiente de trabalho são:

- Não deixar muitos objetos sobre a mesa ou próximo a ela, como papéis, canetas, lápis, borrachas, enfeites, dentre outros. Isso ajuda a usar objetos e coisa que sejam realmente úteis, e que serão usadas durante o trabalho;

- Procure estabeleça um planejamento de horário específico em um dia da semana para organizar sua mesa, gaveta etc. Isso ajuda a manter tudo em ordem;

- Para que sua mesa se mantenha sempre organizada é preciso que determine o local de cada coisa: livros, apostilas e papéis. Use como critérios de prioridade de uso, como data, assunto e importância os papéis que usará no dia a dia;

- Descarte os objetos sem uso ou danificados, assim como papéis excedentes;

- Para manter a limpeza e organização, tenha sempre um kit básico de limpeza como flanela e álcool em gel;

- Sempre anote ideias, compromissos e informações importantes, em sua agenda de trabalho, de preferência na virtual e na de papel mesmo, pois nunca se sabe quando uma o outra pode se perder, ou esquecer em algum lugar, e com ela as informações contidas nas mesmas;

- Evite deixar os fios do computador muito próximos um dos outros, pois podem confundir-se entre si;

- Quando usar algum objeto coloque-os de volta no devido lugar de onde o tirou;

- Deixe seus lembretes sempre num lugar apropriado como um mural, e afixe nele os mesmos com adesivos;

- Para organizar melhor, use produtos organizadores como separadores de arquivo, caixas e pastas plásticas, porta objetos etc. Deixe a mão apenas o que usa. Tenha somente objetos essenciais para a rotina diária.

- Mantenha o básico do material de papelaria: lápis, caneta, borracha, grampeador, clips. E guarde-os no primeiro gaveteiro, assim ficará mais fácil quando precisar usá-los;

- Deixe sempre a vista, seu celular (desligado, ou no silencioso), um bloco de anotações para rascunho canetas;

- Pratique como hábito não espalhar papéis sobre a mesa.

- E separe sempre 10 minutos antes de sair, olhe para sua mesa e faça uma rápida organização, quando chegar no dia seguinte, tudo estará no lugar.

Nossa dica é: Você verá que poupará muito tempo com a organização de sua mesa de trabalho. Criando assim mais tempo para sua criatividade, inspirações, ideias, sempre com um ambiente cheio de paz, harmonia e maior produtividade.

Postado por Valéria Albuquerque - Pedagoga e Consultora Empresarial - Real Consultoria e Serviços.